EasyMairie
Pour les mairies du Sénégal
Ouvrir son téléphone et savoir où en est sa commune.
EasyMairie réunit la gestion d'une mairie, de A à Z : le courrier, les recettes, le foncier, les chantiers, le personnel, les délibérations, le site public. Chaque service saisit ce qu'il fait, le maire voit l'ensemble. Le courrier est construit le premier ; le reste suit, service après service.
Nouveau courrier
Lu sur la photo. Vérifiez, puis validez.
- Expéditeur
- Association des parents d'élèves
- Objet
- Demande de salle pour une réunion
- Date du courrier
- 6 octobre 2026 À vérifier : chiffre peu lisible
- Service proposé
- Secrétariat municipal Parce que : demande de salle
Exemple inventé, comme tous les courriers de la démonstration.
Toute la mairie, service par service
Voici ce qu'EasyMairie fera, et où chaque partie en est aujourd'hui. Rien n'est daté : chaque module se construit après avoir passé du temps dans le service qui le tiendra.
Construit En construction À venir
Le maire
Ce qu'il ouvre le matin
- Tableau de bordOù en est la commune : recettes, chantiers, courriers et dossiers en attente, sur un seul écran.À venir
- ParapheurLire, approuver ou renvoyer à l'écran, depuis son téléphone.En construction
- Agenda et demandes d'audienceQui demande à être reçu, pour quoi, et la suite donnée.À venir
- Sollicitations et invitationsDemandes de soutien, cérémonies, convocations : une fiche par demande, avec la décision.À venir
Le cabinet et le secrétariat municipal
Ce qui entre, ce qui sort, ce qui se décide
- Courrier arrivéePhotographié, lu, numéroté, transmis au bon service, accusé.Construit
- Courrier départ et suivi des réponsesActions, échéances, rappels, délai de réponse.En construction
- Conseil municipal et bureau municipalConvocations, procès-verbaux, suivi de ce qui a été décidé.À venir
- Délibérations et arrêtésNumérotés, classés, retrouvés en une recherche, publiés sur le site quand ils sont publics.À venir
Les finances et les recettes
L'argent attendu, l'argent encaissé
- Recensement des contribuablesBâti par quartier, commerces, taxis, camions, occupants du domaine public.À venir
- Taxes et redevancesQui a payé, qui n'a pas payé, relances, situation par quartier et par nature de taxe.À venir
- Ordres de recette et quittancesChaque ordre de recette suivi jusqu'à la quittance du Trésor.À venir
- Suivi du budgetCe que le budget retient pour chaque action, et ce qui est exécuté.À venir
Les domaines et l'urbanisme
La terre et ce qu'on y construit
- Affectation de terrainsDe la demande à l'extrait de délibération, en passant par la commission. Savoir à qui une parcelle est affectée.À venir
- Autorisations de construireContrôle des pièces du dossier, ordre de recette, suivi jusqu'à l'arrêté.À venir
- Occupation du domaine publicConstats localisés sur le terrain, redevance, échéances.À venir
- Patrimoine de la communeBâtiments, terrains, engins, contrats de location et loyers.À venir
Les services techniques
Ce qui se construit et ce qui s'abîme
- Projets et chantiersAvancement de chaque chantier, constats en photo depuis le téléphone, réceptions.À venir
- Voirie et cadre de vieIncidents signalés, affectés, suivis jusqu'à leur règlement.À venir
La planification
Où va la commune
- Plan de développement et plan d'actionsChaque action, son budget, son avancement.À venir
- Conventions et partenairesQui s'est engagé à quoi, jusqu'à quand.À venir
Le personnel
Ceux qui font tourner la mairie
- Agents et organigrammeQui tient quel poste, dans quel service.Construit
- Présences, absences et congésTenus par le service, visibles du secrétariat municipal.À venir
- Accueil d'un nouvel agentSes procédures écrites, à jour, dès son premier jour.À venir
Les habitants
Ce que la mairie montre
- Site public de la communePrésentation, projets, agenda, délibérations publiées, informations pratiques. Alimenté par ce que les services saisissent.En construction
- Suivi d'un dossierSavoir où en est sa demande avec son numéro, sans se déplacer.À venir
EasyMairie ne traite pas l'état civil : il relève du logiciel de l'État.
Ce que la mairie saisit une fois paraît sur son site
EasyMairie vient avec le site public de la commune, et les deux sont reliés. L'agent ne tient pas un site en plus de son travail : ce qu'il enregistre dans l'outil de gestion, quand c'est public, s'affiche pour les habitants.
Site public : en construction Lien avec la gestion : à venir
- Une délibération publique est enregistréeElle paraît dans les délibérations du site
- L'avancement d'un chantier est mis à jourLa page des projets de la commune le montre
- Une réunion publique ou un événement est inscritIl s'affiche à l'agenda
- Un service change ses horaires ou les pièces d'une démarcheLes informations pratiques suivent
- Un habitant dépose une demandeIl suit son dossier avec son numéro
- Un professionnel du tourisme s'inscrit sur VisitCasamanceIl apparaît dans l'annuaire de la commune, sans double saisie
Seul ce qui est public passe. Aucune donnée personnelle ne sort de l'outil de gestion.
Le premier module en détail : le circuit d'un courrier
C'est celui du registre papier, avec ses mots : numéro d'ordre, arrivée, transmission, départ. L'application ne le remplace pas d'un coup, elle le suit étape par étape. Voici où elle en est.
| N° | Étape | Qui | État |
|---|---|---|---|
| 1 | Enregistrer l'arrivéeUne photo ou un fichier. La machine lit l'expéditeur, l'objet et la date, et signale ce dont elle doute. Le numéro d'ordre est attribué. | L'agent du courrier | Construit |
| 2 | Transmettre au bon serviceLe service est proposé avec sa raison. L'agent du courrier valide ou corrige : la machine propose, une personne décide. | L'agent du courrier | Construit |
| 3 | Accuser réceptionL'agent destinataire confirme que le courrier lui est parvenu. Plus de courrier sans responsable. | L'agent du service | Construit |
| 4 | Suivre ce qu'il faut en faireUne action, un responsable, une échéance. Rappel deux jours avant, puis le jour même. | Le service | En construction |
| 5 | Enregistrer le départLa réponse porte son propre numéro, relié à celui de l'arrivée. Le délai de réponse se calcule seul. | L'agent du courrier | En construction |
| 6 | Approuver au parapheurLe maire lit et approuve à l'écran, ou renvoie avec une remarque. La signature manuscrite reste. | Le maire | En construction |
| 7 | Voir l'ensembleCe qui attend, dans quel service, depuis combien de jours. Sans rien demander à personne. | Le maire, le secrétariat municipal | En construction |
Sont aussi construits : l'écran « À faire » de chaque agent, et le registre des arrivées avec sa recherche.
Chacun voit ce qui le concerne, et rien d'autre
Les droits sont vérifiés par le serveur à chaque demande. Un courrier confidentiel ne se lit pas parce qu'on connaît son numéro.
| Rôle | Voit | Fait |
|---|---|---|
Agent du courrier | Les courriers de la commune, hors confidentiels | Enregistre, valide ou corrige la proposition de la machine, transmet |
Agent de service | Les courriers transmis à lui ou à son service | Accuse réception, tient ses actions |
Chef de service | Tout son service | Réaffecte dans son service |
Secrétariat municipal | Tout | Suit, relance, reçoit copie |
Maire | Tout | Demande à suivre un courrier, approuve au parapheur |
Administrateur de la commune | Les réglages | Agents, services, codes d'accès |
Fait pour le téléphone d'un agent, pas pour un bureau équipé
- Le téléphone d'abord. De gros boutons, peu de texte, une seule action par écran.
- Sans adresse e-mail. On se connecte avec son numéro et un code personnel. Cinq erreurs bloquent l'accès un quart d'heure.
- Le réseau peut tomber. La saisie en cours reste sur le téléphone et part au retour de la connexion.
- Chaque geste laisse une trace. Le journal s'écrit en ajout seul : personne ne le modifie ni ne l'efface, pas même l'administrateur.
- Une commune ne voit jamais l'autre. La séparation est imposée par la base de données, pas par l'écran.
- Le registre papier reste le filet de secours tant que la mairie le décide.
Comment on commence
On regarde d'abord comment vous travaillez
Du temps avec chaque service, ses registres, ses tableaux, ses habitudes. L'outil se construit pour être accepté par ceux qui le rempliront.
Une démonstration, sur des courriers fictifs
Vos agents essaient avec des comptes par fonction. Rien de réel n'est saisi.
La déclaration à la CDP
La commune déclare le traitement à la Commission de protection des données personnelles. Aucun courrier réel n'entre dans l'application avant son récépissé.
La mise en service, un service après l'autre
Montrez-nous le registre de votre mairie, on vous montre son circuit dans EasyMairie.
Une démonstration sur des courriers fictifs, avec vos services et vos mots. Par WhatsApp ou sur place.
Écrire sur WhatsApp